Como formar uma associação

Como formar uma associação?

Para formar uma associação será necessário, em primeiro lugar, reunir um conjunto de pessoas com interesses comuns. Uma associação pode ser um grupo de moradores, pessoas da mesma profissão, indivíduos que apreciem o mesmo tipo de atividades recreativas, culturais ou desportivas ou que tenham filhos que queiram praticar essas atividades. Pode ainda ser um grupo de amigos com projetos comuns que sozinhos não conseguiriam concretizar ou obter representação ou apoio público. Uma associação é uma organização sem fins lucrativos que vive das quotas dos associados, da receita de determinados eventos ou atividades e, eventualmente, de apoios públicos aos quais concorra.

O procedimento regular para constituir uma associação é, em primeiro lugar, elaborar os estatutos. Para isso os fundadores da associação devem marcar uma reunião informal com o objetivo de definirem os seguintes aspectos, que terão de constar desses estatutos:

Objeto social – Consiste em definir todos os objetivos da associação, a sua natureza, tendo o cuidado de não os tornar demasiado restritivos, deixando espaço para que no futuro a associação possa, por vontade dos seus dirigentes ou associados, incluir novas atividades;
Nome da associação - Os fundadores devem escolher cerca de cinco nomes para a sua associação, pois pode dar-se o caso de já existirem organizações com a mesma denominação. Atualmente, é possível verificar no site do Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), através do serviço online, se já existe alguma entidade com a mesma designação.
Escolher a sede – A sede, com respetiva morada, tem de estar fixada no texto dos estatutos. Normalmente, a sede é o local onde funciona a administração da associação, mas pode ser outra morada.
Direitos e obrigações – Os estatutos devem conter os direitos e obrigações dos associados, as condições de admissão, saída ou exclusão de novos sócios, tal como as competências dos órgãos da associação (assembleia-geral, conselho fiscal e direção) as suas receitas ou os termos de extinção da pessoa coletiva.
Primeira assembleia-geral – A assembleia-geral deve ser convocada com uma antecedência mínima de 15 dias e as decisões terão de se tomadas com a presença de pelo menos metade dos seus membros fundadores.
Aprovação dos estatutos – Aprovados obrigatoriamente em assembleia-geral. Os estatutos consideram-se aprovados por maioria simples, ou seja, 50% mais um dos associados fundadores presentes tem de votar a favor.
Nesta mesma assembleia-geral devem eleger-se os membros de cada um dos órgãos da associação.
A Assembleia-Geral é dirigida por uma Mesa, com três elementos eleitos (um presidente, um vogal e um secretário), que têm como funções a aprovação do plano de atividades, dos estatutos, dos relatórios e contas e a própria extinção da associação.
A direção é constituída por três pessoas (um presidente, um secretário e um tesoureiro) e é responsável pela administração e gestão da associação.
O conselho fiscal, também com um mínimo de três sócios (um presidente, um secretário e um vogal) é responsável pelo controlo das contas da associação.
Livro de atas – Onde são registadas todas as decisões tomadas nas reuniões. Este documento pode ser constituído por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pelos representantes de cada órgão. Cada um dos órgãos deve ter um Livro de Atas próprio e por cada reunião deve ser elaborada uma ata. O Livro de Atas deve respeitar um termo de abertura e tem de ser apresentado num Serviço de Finanças a fim de ser pago o respetivo imposto de selo.

Sabia que...

Na assembleia-geral podem participar todos os sócios, a não ser que os estatutos definam exceções.
A convocação da assembleia-geral deve ser feita pela direção pelo menos uma vez por ano para aprovação dos balanços, embora os estatutos possam estabelecer mais reuniões obrigatórias e mesmo determinar as suas datas. Outras reuniões extraordinárias podem ser convocadas por um grupo de sócios com número igual à quinta parte do total de associados. Porém, os estatutos podem definir um número diferente desse.
A reunião da assembleia-geral deve ser marcada por aviso postal enviado a cada um dos sócios membros do órgão com um mínimo de oito dias de antecedência, indicando o dia, a hora, o local e a ordem dos trabalhos.
Todas as decisões são tomadas por maioria absoluta de votos associados presentes, à exceção de deliberações relacionadas com a alteração aos estatutos ou com a dissolução e prorrogação da pessoa coletiva que exigem o voto favorável de três quartos dos sócios presentes na reunião.

Como pedir o Certificado de Admissibilidade

Uma vez redigidos e aprovados os estatutos, os fundadores podem pedir o Certificado de Admissibilidade presencialmente, junto do Registo Nacional de Pessoas Colectivas ou numa das suas delegações a funcionar nas Conservatórias de Registo Comercial (exceto as de Lisboa); através da Internet, no Portal da Empresa ou no site do IRN; ou via correio, a enviar para Apartado 4064, 1501-803 LISBOA.

Para fazer os pedidos, os fundadores precisam de:

Bilhete de Identidade ou Cartão de Cidadão dos requerentes e dos elementos eleitos para os corpos sociais da associação;
Ata da assembleia-geral que aprovou os estatutos;
Estatutos aprovados;
No caso de envio através dos CTT, deve ser preenchido e remetido o Modelo 1 - RNPC.

A emissão demora cerca de três a cinco dias, até um máximo de 15 dias. Os certificados de admissibilidade têm a validade de três meses para efeitos de celebração de escritura pública.

Como fazer a Escritura Pública?

Depois de cumpridos todos os passos anteriores, os fundadores devem dirigir-se ao Cartório Notarial da área onde se situa a sede da associação e apresentar os seguintes documentos:

Certificado de Admissibilidade;
Documentos de identificação de todos os sócios eleitos para os órgãos;
Estatutos aprovados;
Ata da assembleia-geral que aprovou os estatutos.

De acordo com o artigo 158.º do Código Civil, apenas as associações constituídas por escritura pública gozam de personalidade jurídica. Celebrado o ato, o notário deve comunicar oficiosamente a constituição da Associação ao Ministério Público e enviar os estatutos para publicação em Diário da República.

Como fazer o pedido de Cartão de Pessoa Coletiva?

O passo seguinte é requerer o cartão de pessoa coletiva, o novo documento de identificação múltipla das pessoas coletivas e entidades equiparadas que contém o NIPC - Número de Identificação de Pessoa Coletiva (em geral, corresponde ao NIF - Número de Identificação Fiscal) e o NISS - Número de Identificação da Segurança Social.

O cartão de pessoa coletiva pode ser solicitado através da Internet, no site do IRN; ou presencialmente no RNPC, nas conservatórias de registo comercial.

O novo documento é sempre disponibilizado em suporte eletrónico, sendo visualizável através da introdução de um código de acesso, mas também pode ser disponibilizado em suporte físico, a pedido dos interessados. Caso o pedido seja feito pela Internet é possível acompanhar o andamento do processo com a consulta do pedido de Cartão da Empresa/ Pessoa Colectiva.

Com estes documentos deixou de ser emitido o Cartão Provisório de Identificação de Pessoa Coletiva, uma vez que as alterações legislativas ao regime jurídico do RNPC, ocorridas pelo Decreto-Lei n.º 247-B/2008, de 30 de Dezembro, não contemplam a sua emissão.

Como entregar Declaração do Início da Atividade?

Por último, a associação deve entregar a declaração do início da atividade, presencialmente, na Repartição de Finanças da área onde fica a sede social da entidade, ou através da Internet, no Portal das Finanças, e assim regularizar a sua situação relativamente ao cumprimento das obrigações fiscais.

Como fazer uma «Associação na Hora»?

A Lei n.º 40/2007, de 24 de Agosto, aprovou o regime especial de constituição imediata de associações e atualizou o regime geral de constituição previsto no Código Civil. Com o serviço Associação na Hora passa a ser possível constituir uma associação num único balcão e de forma imediata. Em relação ao método “tradicional”, descrito nos passos anteriores, a Associação na Hora apresenta-se como um processo mais célere, já que a obtenção do certificado de admissibilidade de denominação passa a ser facultativa e deixa de ser necessário celebrar uma escritura pública.

Com a Associação na Hora é possível constituir uma associação num único momento e num só balcão. O processo é extremamente simples e apresenta-se da seguinte forma:

Escolher uma denominação, e um modelo de estatutos previamente aprovado:
Escolher uma denominação da lista de denominações pré-aprovadas ou consultando a lista facultada no balcão de atendimento Associação na Hora;
Escolher um dos dois modelos de estatutos pré-aprovados facultados nos locais de atendimento;
Constituir a associação em qualquer balcão Associação na Hora;
Designar um Técnico Oficial de Contas ou escolher um da Bolsa de TOC's disponibilizada, se optar por ter contabilidade organizada, ou ainda entregar a declaração de início de atividade no serviço da Associação na Hora ou no serviço de Finanças.

De imediato, o serviço entrega à associação o Cartão de Pessoa Coletiva e uma certidão do ato de constituição e dos estatutos, procedendo também à publicação eletrónica do ato constitutivo e dos estatutos da associação.

Poderá consultar como funciona o processo de criação de Associação na Hora no site da iniciativa, nomeadamente os elementos necessários, os custos associados e documentação necessária ao desenvolvimento de todo o processo.

No ato de constituição de Associação na Hora é ainda atribuído registo de domínio na Internet.pt à associação. Esta funcionalidade é assegurada pela Fundação para a Computação Científica Nacional e é gratuita durante o primeiro ano de vida da associação.

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